تقرير رقابي يبتلع تسعة أيام كل شهر

السياق

شركة تمويل تُلزَم بتقرير شهري للجهة الرقابية. أربعة موظفين كانوا يقضون أول أسبوعين من كل شهر في تجميعه من دفتر الحسابات، ونظام العملاء، وملف تعديلات يدوي، وملف يصل من شريك خارجي.

سبب المشكلة

البطء لم يكن في الحساب بل في المطابقة. الموظفون لم يتأخروا في جمع الأرقام، بل في البحث عن سبب اختلاف دفتر الحسابات عن ملف الشريك بمئات السطور، كل شهر، لأسباب لم يكتبها أحد.

1. 01صورة ثابتة لبيانات كل شهر، تُحفظ ولا تُعدَّل بعدها أبداً
2. 02قواعد المطابقة مكتوبة في النظام، وتوقف التقرير عند أي خلل
3. 03فحص ملف الشريك عند وصوله ورفضه إذا كان ناقصاً أو مختلف الشكل
4. 04التقرير يخرج ملفاً موقَّعاً، ومعه عدد السطور القادمة من كل مصدر
5. 05شاشة مراجعة تعرض على الموظف كل حالة شاذة قبل الإرسال